20 червня цього року в м. Білій Церкві на базі відділу контрольно-перевірочної роботи №1 управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю головного управління Пенсійного фонду України у Київській області відбулась семінар-нарада під головуванням начальника управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю Галини Чопик на тему: «Забезпечення організації електронного документообігу спеціалістами контрольно-перевірочної роботи після передачі контрольних функцій від підпорядкованих управлінь до головного управління Пенсійного фонду України у Київській області». Участь в семінарі-нараді взяли керівники Білоцерківського (перший заступник начальника об’єднаного управління Віолета Мелашенко), Васильківського, Сквирського та Фастівського об’єднаних управлінь (як таких, що обслуговуються відділом КПР №1), керівники відділу організації та координації контрольно-перевірочної роботи та відділів КПР управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю головного управління Пенсійного фонду України у Київській області.
Потреба в проведенні такого семінару була викликана необхідністю довести до відома представників об’єднаних управлінь, присутніх на нараді, порядок організації роботи, документообігу та діловодства загалом в умовах віддаленості спеціалістів від центрального офісу (тобто головного управління).
Під час семінару-наради Галина Чопик розповіла про те, що в кінці березня 2017 року у зв’язку із реорганізацією органів Пенсійного фонду України були внесені, зокрема, зміни до структури управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю головного управління Пенсійного фонду України у Київській області, в результаті чого в складі управління були створені п’ять секторів контрольно-перевірочної роботи (які згодом були перетворені на відділи), які почали працювати в умовах віддаленості від центрального офісу на базі об’єднаних управлінь та управління в м. Славутичі Київської області. А також був створений відділ організації контрольно-перевірочної роботи (згодом – перейменований у відділ організації та координації контрольно-перевірочної роботи), першочерговими завданнями якого стали спрямування роботи секторів (відділів) КПР та забезпечення належного та своєчасного документообігу, обліку документів та контролю за якістю роботи секторів (відділів), а також надання консультативної, практичної та методичної допомоги секторам (відділам).
На нараді говорилось як про труднощі, з якими довелось зіткнутись на перших порах, так і про здобутки і напрацювання, одержані за рік повноцінної роботи.
Головне, на що зверталась увага присутніх, що передача контрольних функцій від підпорядкованих управлінь до головного управління не мала негативних наслідків.
Навпаки, обсяг виконаної роботи збільшився і, завдяки своєчасному доведенню до відома спеціалістів змін та нововведень, наданню фахових консультацій та методичних рекомендацій, покращилась якість проведення контрольних заходів та їх результативність.
Завдяки запровадженню електронного документообігу і використання електронних документів для підготовки до проведення контрольних заходів, стало можливим оперативне пересилання документів за територіальною належністю як між спеціалістами в складі одного відділу, так і між відділами. Це суттєво економить час, який відіграє особливо важливу роль у процесі призначення (перерахунку) пенсій, та поштові витрати. Таким чином проявляється співпраця та взаємодопомога між відділами КПР та об’єднаними управліннями.
Зрештою, висновок, якого дійшли учасники наради, полягає в тому, що як до оптимізації (об’єднання) управлінь, так і після працівники Пенсійного фонду України незалежно від напрямку своєї роботи в цілому роблять спільну справу, направлену на служіння народу, і якість обслуговування громадян завжди має залишатись на високому професійному рівні.
На завершення зустрічі учасники наради вшанували пам’ять видатного українського поета Тараса Шевченка.